Erja Anttonen är tandsköterska och klinikkoordinator på GHP Specialisttandläkarna Norrköping. Hon har arbetat på kliniken sedan 2014 och varit ansvarig för PlanOrder sedan det installerades för två år sedan.
Hon säger att de stora fördelarna med systemet är att kliniken håller ett lågt lager och att det blir en regelbundenhet i beställningarna. Produkterna på lagret blir därför aldrig för gamla, och de hinner inte heller ta slut innan nya leveranser kommer.
Om jag ska beskriva PlanOrder med tre ord är det smidigt, enkelt och ekonomiskt.
PlanOrder är ett oerhört smart sätt att beställa förbrukningsvaror. Jag tycker att det är lätt att scanna produkterna i sändaren och vi sparar både tid och pengar jämfört med tidigare.
Hos Specialisttandläkarna Norrköping arbetar 14 personer och kliniken består av fem vanliga behandlingsrum och två operationsrum. De är en del av GHP, som med sina tre kliniker är störst i Sverige på privat specialisttandvård. Kliniken i Norrköping är unik i och med att den drivs i privat regi mitt i ett sjukhus. I samma lokaler på Vrinnevisjukhuset finns Folktandvårdens sjukhustandvård, och de båda klinikerna delar bland annat fikarum.
– Även om våra patienter skiljer sig åt är det en fördel att kunna bolla olika frågor med varandra, säger Erja Anttonen.
Rätt produkt i rätt tid
Alla leveranser till kliniken går via sjukhusets centrallager, vilket gör att det ibland kan dröja någon extra dag innan varorna når fram till deras eget lager.
– Jag tycker att leveranserna fungerar bra. Vår order skickas iväg automatiskt var 14:e dag och vi har önskad leveransdag på onsdagar. Därmed har vi lite marginal så att vi alltid får varorna innan veckan är slut. Enligt Erja Anttonen är det väldigt sällan som kliniken måste göra kompletteringsbeställningar. De enstaka gånger som de behöver lägga till ytterligare leverans gäller det sällanköpsvaror. För dessa produkter kan det vara svårt att avgöra hur mycket som går åt, och om användningen ökar under en period behöver de ibland göra en extra beställning.
– Det gäller att alla är noggranna och följer rutinerna för att vi ska får korrekta beställningar, men jag tycker att det har fungerat bra redan från början. Sändaren varnar dessutom om det sker en dubbelscanning av en artikel samma dag. Det kan hända ifall någon scannat en låda med produkter och sedan inte ställt den rätt, så att nästa person som ser att den är tom scannar den igen. Då är det bra att vi kan välja att avbryta om det var ett misstag eller fortsätta om vi faktiskt behöver beställa dubbelt.
Förenklar vardagen
I november förra året fick kliniken den uppdaterade versionen av PlanOrder med en förbättrad sändare. Den nya sändaren har flera funktioner som tidigare var efterfrågade. – Några stora fördelar sedan vi bytte till den nya sändaren är att vi numera kan beställa taggs till nya produkter på egen hand, och att vi kan ha favoritlistor med de produkter som vi beställer väldigt sällan och som inte behöver ha egna taggs. Vi kan numera också själva flytta fram leveransdatumet om vi är lediga när den planerade leveransen ska ske, eller ändra så att leveransen kommer tidigare om det skulle vara akut brist på något, säger Erja Anttonen.
Innan PlanOrder-systemet infördes var klinikens lager onödigt stort, då användes även ett av rummen som idag är omgjort till behandlingsrum som förråd. De beställde förbrukningsmaterial via telefon och webbshop cirka en gång i veckan och från olika leverantörer, vilket gjorde att det kom många leveranser.
– Även om vi skrev beställningslistor tidigare var vi ändå tvungna att dubbelkolla inför varje beställning genom att gå ett varv på kliniken och se vad som fanns och vad vi behövde beställa. Och därefter manuellt lägga in ordern via telefon eller webb.
Erja Anttonen uppskattar att de med hjälp av PlanOrder sparar 1–2 timmar varje vecka – tid som de idag får över till att göra annat arbete än att beställa förbrukning.
Unika lösningar för varje klinik PlanOrder-systemet är uppbyggt med förvaringslådor och QR-koder. Alla produkter som väljs ut att vara med i systemet placeras på sin bestämda plats och får varsin QR-kod på en så kallad tagg. Ingen klinik är den andra lik och var och hur dessa taggs placeras anpassas utifrån behoven som finns på respektive plats. Hos Specialisttandläkarna Norrköping har man till exempel lösa taggs som enkelt tas med till sändaren när det är dags för beställning.
PlanOrder-sändaren sitter i förrådet, där största delen av produkterna förvaras. De har även förvaring av operationsspecifika produkter utanför operationsrummen och vissa inlåsta produkter i rummen. Tack vare de lösa taggsen är det enkelt att, när det är dags för beställning, ta dem med sig till sändaren för inscanning och sedan sätta tillbaka dem på sin rätta plats. Taggsen finns i olika storlekar, och på de stora syns bilder på produkterna, vilket tydliggör vad som förvaras var. Specialisttandläkarna Norrköping har också gjort en smart lösning där de har klistrat fast borr och övriga småprodukter på förvaringslådorna för att snabbt hitta rätt.
Förarbetet
PlanOrder är oerhört tidseffektiv, men det kräver också att du gör ett ordentligt förarbete och att kliniken går igenom sitt sortiment innan systemet börjar användas.
– Vid planerandet av hur mycket som vi skulle beställa vid varje leverans utgick vi från tidigare beställningar. Eftersom vi hade väldigt mycket på lager vid den tiden så tog det dock ett par månader innan vi kunde utvärdera hur mycket som vi faktiskt förbrukade. Men det var väldigt lärorikt, jag fick jättebra koll på vilka produkter vi har och med tiden också hur mycket vi använder. När förarbetet var gjort var det lätt att komma igång. Vi på kliniken hjälps alla åt att följa rutinerna så att det fungerar så optimalt som möjligt, säger Erja Anttonen.
Artikeln publicerades i Journalen 2018 nr 1.
Kontakta oss Är du intresserad av PlanOrder?
Vill du veta mer om hur PlanOrder kan hjälpa dig få en bättre vardag på kliniken?
Mejla till planorder@plandent.se eller kontakta din lokala förbrukningskonsult.
Anethe Sjöberg
Hampus Kjellqvist
